Как разделить срочные и важные задачи и добиться реального прогресса в жизни.
Матрица приоритетов Эйзенхауэра или просто «Матрица приоритетов» – помогает вам решать задачи и определять их приоритетность по срочности и важности , выделяя менее срочные и важные дела, которые вы должны либо делегировать, либо не выполнять вообще.
Стратегия Эйзенхауэра для принятия действий и организации ваших дел проста. Используя приведенную ниже матрицу решений в своём тайм-менеджменте, вы разделите свои действия на основе четырех возможностей.
- Срочно и важно – задачи, которые следует выполнять немедленно.
- Важно, но не срочно – задачи, которые нужно запланировать сделать позже.
- Срочно, но не важно – задачи, которые лучше делегировать кому-то другому.
- Ни срочно, ни важно – задачи, которые вы лучше не выполнять вовсе.
Самое замечательное в этой матрице это то, что её можно использовать для крупномасштабных задач повышения производительности – «Как я должен проводить своё время каждый месяц года?» И для небольших ежедневных планов – «Что мне сделать прямо сейчас?».
Кто такой Эйзенхауэр?
Придумал упражнение Дуайт Д. Эйзенхауэр – пятизвездный генерал Второй мировой войны и 34-й президент Соединенных Штатов – был эффективным менеджером.
В определяющей весь жанр книге по саморазвитию «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови перекомпоновал идеи Эйзенхауэра в простой инструмент для расстановки приоритетов дел , теперь известный как Матрица Эйзенхауэра (или Матрица управления временем, Квадрат Эйзенхауэра и Метод Эйзенхауэра).
Эта структура для определения приоритетов помогает вам бороться с эффектом «срочности», устранять утечки времени и сил в планировании жизни и создавать больше ментальной свободы для достижения ваших целей.
Давайте посмотрим внутрь квадрата Эйзенхауэра.
Квадрант 1: сделать немедленно
Квадрант 1 содержит задачи, которые являются как неотложными, так и важными . Это дела из разряда «делайте первым», потому что они в какой-то степени значимы для вашей жизни или карьеры и должны быть выполнены немедленно. Вы чувствуете, что эти вещи критичны.
Это дела, которые необходимо выполнить, чтобы избежать негативных последствий . Важно уметь управлять целями в этом квадранте матрицы Эйзенхауэра.
Примером мини-цели сегмента 1 в вашей карьере может быть ответ на чувствительное ко времени электронное письмо от клиента.
Эта матрица также может быть использована в вашей личной жизни. Примером такой функции в персональной жизни может быть регистрация новорождённого ребёнка , боль в плече и требование найти массажиста или покупка билетов на завтрашний поезд.
Квадрант 2: решить, когда сделать
Задачи в сегменте 2 важны, но не срочны. Это то место, куда вы хотите инвестировать большую часть своего времени. Задачи из этого квадранта матрицы Эйзенхауэра соответствуют вашим долгосрочным целям .
Каковы примеры этих проблем? Очевидно, это цели по долгосрочному планированию . Или к примеру, физические упражнения значимо для вашего здоровья, но вы можете решить, когда это можно сделать. Также следует проводить время со своей семьей, но, опять же, это должно быть согласовано с вашим графиком.
В карьере, вам может быть полезно получить дополнительное образование или натренировать новый профессиональный навык. Эти вещи полезны для вашей карьеры, но их не нужно делать немедленно.
Здесь следует понимать, что у всех разные цели и задачи. Поэтому, если что-то попадает в квадрант 2 для вас, это не значит, что для другого человека это тоже так. Кроме того, только то, что эти дела не являются срочными, не означает, что они не значимы.
Люди часто связывают неотложные вопросы с важностью, что не всегда верно . Поскольку ваши цели останутся неизменными, всё, что будет полезно для вас в долгосрочном плане, получают второй приоритет по методу Эйзенхауэра.
Квадрант 3: делегировать
Вы когда-нибудь чувствовали, что уделяете слишком много внимания задаче, которая задним числом была не очень важной? Или думаете что нужно что-то сделать прямо сейчас, а на самом деле это не так?
Если это так, вы не одиноки.
Эта распространенная ошибка часто возникает, когда кто-то просит вас сделать что-то, что не приносит вам прямой выгоды или не приближает вас к достижению ваших целей. Для задач квадранта 3 матрицы Эйзенхауэра ценно научиться и понимать, как делегировать определённые вещи .
Когда вы думаете, что что-то срочно, но на самом деле это не так. Обычно, это внешний источник отвлечения. Примеры – постоянная проверка вашей электронной почты или телефона, или реагирование на людей, как только они пытаются связаться с вами.
Вы решаете, что это срочно в данный момент, поэтому вы прекращаете то, что делаете, чтобы решить эту проблему. Но на самом деле всё это может подождать.
Если вы заняты работой над проектом и звонит телефон, вам не критично сейчас отвечать на него. Таким образом, вы можете делегировать это задание кому-то ещё. Это может показаться срочным в то время, когда это происходит, но с этими мелочами могут справиться и другие люди.
Квадрант 4: устранить
Честно говоря, всем нужно стараться избегать работы из квадранта 4. Этот труд просто пустая трата вашего времени, и они должны быть устранены из вашего списка дел.
Если вы сможете идентифицировать и устранить все свои активности в этом сегменте, то у вас будет свободное время, необходимое для инвестирования в работу в четверти 2.
Некоторыми примерами занятостями сектора 4 являются игры в видеоигры, просмотр телевизионных шоу, которые вы уже видели, или бессмысленный просмотр веб-страниц.
Значит ли это, что в секторе 4 ничего не должно быть частью вашей жизни? Нет. Баланс между вашей профессиональной и личной жизнью важен, и время «простоя» помогает вам восстановить силы .
Задача матрицы Эйзенхауэра, как инструмента расстановки приоритетов, чтобы провести большую часть своего времени в секторе 2, и при этом иметь достаточно времени в секторе 4.
Как сбалансировать ваши квадранты матрицы
По словам Стивена Кови, сегмент 2 – это «квадрант качества», где время, потраченное на выполнение этих задач, повышает вашу общую эффективность . Здесь личный и профессиональный рост встречается с планированием, профилактикой и действиями.
Чтобы оценить, где вы находитесь в матрице приоритетов по методу Эйзенхауэра, начните отслеживать своё время и цели. Если вы ведёте ежедневник для управления времени, вы можете легко увидеть список всех занятий, которые вы выполнили, и когда вы их выполнили.
Если у вас есть данные за несколько дней, сядьте и организуйте свои дела в квадранты, задав следующие вопросы:
- Было ли это срочно для меня?
- Это было важно для меня?
Помните, что вы выбираете эти критерии только на основе желаемых результатов, а не чьих-либо ещё.
Работа с каждым квадратом матрицы Эйзенхауэра
После того, как ваши задания отсортированы по соответствующим четвертям, проведите хронометраж дня . Узнайте, на что тратится ваше время. Довольны ли вы своим балансом квадрата?
Если вы проводите много времени в первой четверти , уделите время планированию, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы:
- Организуйте еженедельный или даже ежемесячный план с учётом ваших текущих целей и сроков. В конце каждой недели делайте еженедельный обзор.
- Подумайте, насколько хорошо ваш план сработал, и скорректируйте его на следующую неделю. Если большинство ваших проблем К1 поступают из внешних источников, выработайте стратегию того, как вы можете лучше планировать и предвидеть их.
- Возможно, вам придется разработать более активный рабочий процесс с коллегой или клиентом или поговорить с вашим боссом о восстановлении баланса чрезмерной рабочей нагрузки. Если есть определенный клиент, который создает много активностей в К1, работа может не стоить такого стресса.
Если вы проводите время в третьей четверти , делегируйте, исключайте или ограничивайте количество времени, которое вы тратите на выполнение следующих задач:
- Разработайте стратегию и напишите конкретные шаги по ограничению этих вопросов.
- Вы можете их делегировать? Вы можете просто сказать нет? Можете ли вы объединить эти типы дел в один день в течение недели?
- Можете ли вы провести открытую дискуссию с вашим боссом о том, сколько времени вы тратите на «занятые» проблемы?
- Запланируйте время на вашей неделе, чтобы предпринять эти шаги.
Если вы проводите время в четвёртой четверти , вы можете быть выбитым из колеи, испытывать стресс или попросту избегать проблем:
- Отслеживайте время, чтобы выявить самые большие потери времени и выработать стратегию того, как их избежать или ограничить.
- Разработайте план борьбы с прокрастинацией до её начала.
- Помните, что иногда можно просто расслабиться, но действия в этом квадранте имеют уменьшающуюся отдачу при чрезмерном использовании.
5 практических советов по тайм-менеджменту при работе с матрицей Эйзенхауэра
- Помещение дел в список освобождает ваш разум . Но всегда стоит вопрос, что же делать в первую очередь. Попробуйте попрактиковать метод Альпы .
- Попробуйте ограничить себя не более чем 8 делами в одной четверти. Прежде чем добавить ещё один, сначала выполните самый приоритетный. Помните: речь идет не о сборе, а о выполнении заданий.
- Вы должны всегда поддерживать только один список для деловых и частных задач . Таким образом, вы никогда не сможете жаловаться на то, что ничего не сделали для своей семьи или для себя в конце дня.
- Не отвлекайтесь сами, и не позволяйте другим отвлекать вас . Не позволяйте другим определять ваш приоритет. Планируйте утром, затем начинайте работу. И, в конце концов, наслаждайтесь чувством завершенности.
- Наконец, постарайтесь много не прокрастинировать , даже из-за супер контроля над вашими задачами.
Каждый современный человек стремится быть успешным. Именно по этой причине столь популярен тайм-менеджмент. Это методика, обучающая эффективному планированию. Сегодня ее используют не только политики и бизнесмены, но и простые домохозяйки. Но не стоит считать тайм-менеджмент изобретением последнего десятилетия. Еще полвека назад многие занятые люди задумывались о повышении собственной производительности. Яркий тому пример - названная в честь своего создателя матрица Эйзенхауэра. Как инструмент расстановки приоритетов ее использовал тридцать четвертый президент США, Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.
Д. Эйзенхауэр - гений эффективности
Дуайт Дэвид Эйзенхауэр занимал пост президента США с 1953 по 1961 год. Этот выдающийся человек известен и благодаря своей военной карьере. Эйзенхауэр принимал участие в Первой и Второй мировых войнах, получил звание генерала армии. Известен 34-й президент США и как один из основателей НАТО. Современники отмечали, что Дуайт был разносторонне развитым человеком с живым умом, отличался дисциплинированностью и организованностью. Своим потомкам выдающийся деятель оставил такое эффективное средство планирования, как матрица Эйзенхауэра. Как инструмент и организации собственной деятельности использовать ее может каждый.
Общее описание матрицы Эйзенхауэра
Придумал очень простую и при этом невероятно удобную систему планирования. Для удобства и наглядности свою матрицу он изобразил в виде квадрата. Все запланированные дела Эйзенхауэр предлагает делить на четыре категории. В первую стоит определить все самое важное, требующее немедленного решения. Во вторую - дела и обязанности, которые важны, но могут подождать. Третья категория - все срочное, но не важное. В последнюю группу записываются неважные и несрочные планы. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов идеально подходит для кратковременного планирования. С его помощью можно планировать дела на 1-2 дня. Как же построить собственную матрицу Эйзенхауэра? Вам понадобится только лист бумаги и ручка. Нарисуйте квадрат и разделите его на четыре равные части. Теперь поговорим о том, какие дела куда необходимо записать.
Первый квадрат: самые важные и срочные дела
В первом сегменте квадрата матрицы Эйзенхауэра следует записать самые важные дела, сделать которые необходимо безотлагательно. При правильном и постоянном использовании данной системы планирования этот список всегда должен быть пустым. Суть матрицы сводится к тому, чтобы успевать делать важные дела в положенные сроки и не допускать авралов. Разумеется, если вы только начинаете использовать данную систему планирования, 1-2 позиции в данной категории могут быть.
Какие же важные задачи могут быть достойны размещения в блоке «Что сделать необходимо безотлагательно»? Студент в данной категории может разместить сдачу экзамена, руководитель компании - встречу с партнерами по бизнесу, домохозяйка - вызов аварийной службы при проблемах с водопроводом. График оценки приоритетности дел должен охватывать все сферы вашей жизни. Семейные планы и дела, посещение врачей и стилистов, походы по магазинам - все это следует вписывать в матрицу Эйзенхауэра. К примеру, если у вас сильно заболел зуб, визит к дантисту может быть внесен в первый квадрат дневного плана (как важное дело, которое нельзя отложить).
Второй квадрат: значимые задачи, не требующие моментального выполнения
Одна из наиболее значимых зон матрицы Эйзенхауэра - это ее второй квадрат, в который необходимо записать важные дела, не имеющие сжатых сроков. При эффективном использовании системы планирования здесь всегда должны быть какие-то задачи. Важно своевременно сверяться со своим личным планом в данной категории и следовать ему. Запишите в данный квадрат проекты, над которыми сейчас работаете. Сюда же можно внести запланированные звонки и встречи, написание дипломной работы. Во втором квадрате должны быть перечислены все задачи, выполнить которые необходимо по мере возможности. Система планирования предполагает, что именно дела из данной категории будут разбираться прежде всего. Только в этом случае удастся избежать форс-мажоров и авралов, и первый квадрат матрицы, соответственно, будет оставаться пустым.
Третий квадрат: срочные, но неважные дела
Третья зона матрицы Эйзенхауэра предназначена для записи дел, имеющих незначительный приоритет важности, но при этом требующих срочного решения. Это все то, что снижает вашу продуктивность и мешает выполнению основной работы. во время составления отчета? Данная задача должна быть вписана в третий квадрат, решить ее необходимо максимально быстро. Сюда же можно внести просмотр корреспонденции, выполнение ежедневной рутинной работы, не требующей принятия серьезных решений. Не забывайте о том, что матрица Эйзенхауэра - как инструмент расстановки приоритетов - должна помогать вам держать под контролем все ваши дела. Не упускайте мелочей, и вы добьетесь успеха.
Четвертый квадрат: дела несрочные и неважные
Последний, четвертый квадрат матрицы предназначен для записи задач и вариантов времяпрепровождения, являющихся неважными и несрочными. Сам Д. Эйзенхауэр называл данную категорию «списком пожирателей времени». В четвертый квадрат пишем все то, что не оказывает положительного влияния на основной вид деятельности, но при этом положительно сказывается на психоэмоциональном состоянии человека. Это личные разговоры по телефону, просмотр развлекательных передач, общение в социальных сетях.
Что сделать из четвертого квадрата можно без ущерба собственной продуктивности? Матрица Эйзенхауэра будет работать, если вы сможете сосредотачиваться и не делать перерывов во время выполнения какой-то определенной задачи. В «пожирателях времени» нет ничего плохого, если они помогают вам расслабиться и отдохнуть. К примеру, можно попробовать разделить свой рабочий день на блоки и чередовать активную деятельность с непродолжительными перерывами на отдых.
Пример заполнения матрицы Эйзенхауэра
Как быстро освоить навык эффективного планирования с матрицей Эйзенхауэра? Начните с составления дневного планинга. В своем ежедневнике нарисуйте квадрат матрицы, разделите его на 4 равные части и пронумеруйте их. Теперь остается только правильно определить приоритет собственных дел и задач. Именно для этого и придумана матрица Эйзенхауэра. Пример ее заполнения вы можете видеть в нашей статье. Если запланирован и дел очень много, можно для начала выписать их в черновике общим списком.
А как же ставить для себя долгосрочные цели? Матрица Эйзенхауэра придумана для кратковременного планирования. При работе с долгосрочными целями имеет смысл использовать отдельный список. Далее разбейте сложную задачу на несколько подпунктов, и некоторые из них внесите в дневной планинг.
Матрица Эйзенхауэра
является одним из самых популярных и востребованных приемов расстановки приоритетов в задачах.
Ее авторство принадлежит 34 президенту США Дуайту Эйзенхауэру. Он проводил много опытов по организации своего времени и в результате сделал вывод, что срочные дела редко бывают важными, а важные дела редко бывают срочными
.
Эйзенхауэр придумал инструмент, с помощью которого этот принцип можно было бы применять при расстановки приоритетов в задах и отделить важные задачи от срочных но не важных. Инструмент получил название «Матрица Эйзенхауэра ».
Согласно матрице Эйзенхауэра любую задачу можно разделить на 4 категории:
- A – срочные и важные
- B – важные, но не срочные
- С- срочные, но не важные
- D – не срочные и не важные
Опишем подробно каждую из категорий.
A – срочные и важные
У организованных людей, которые умеют хорошо управлять своим временем, эта категория задач практически всегда пустует. И только изредко туда могут попадать форс-мажорные, внезапно возникшие дела, которые требуют срочного внимания.
К этой категории согласно класификации Эйзенхауэра относятся задачи, сроки по которым горят и невыполнение которых может привести к плачевным последствиям в будущем. То есть, дедлайны, авралы, ситуации жизни и смерти.
Примеры срочных и важных дела:
1) Заболел зуб – ни о чем другом кроме зубной боли вы думать не можете
2) Прорвало кран и топит квартиру – нужно срочно вызывать сантехника
3) Сдача проекта на работе – сроки поджимают, а проект пока не завершен.
Как я уже писал выше, чем организованнее человек, тем меньше в его жизни возникает срочных и важных дел. Именно поэтому задача, которая стоит перед вами, как перед людьми, которые хотят научиться лучше управлять своим временем, это научиться заранее решать задачи, чтобы они не перешли в эту категорию.
B – важные, но не срочные
К этой категории относятся дела, выполнение которых имеет важное значение для нашего будущего, но выполнение которых не горит. Допустим, мы хотим выучить новый язык и это поможет нам получить лучшую должность. Или мы хотим бегать по утрам, чтобы быть здоровыми.
Выполнение важных и не срочных задач поможет нам добиться больше успеха в жизни. Но, как показывает практика, почему-то люде не спешат за них садиться. И часто бывает так, что эта категории дел переходит в разряд важных и срочных. И тогда стресс вам обеспечен.
Примеры важных, но не срочных дел:
1) Физическое здоровье
2) Обучение и курсы
3) Решение важных рабочих задач
Если вы научитесь находить время для решения важных, но не срочных задач, то в скором времени увидите, как вам становится все проще и легче жить.
С – не важные, но срочные
Для того, чтобы понять действительно ли это дело является важным, представьте какой результат вы получите после его выполнения. Если результаты будут минимальны, то относите это дело к категории С.
Примеры не важных, но срочных задач:
1) Помощь другим- подруга попросила собачку выгулять (уже шестой раз за месяц), отказать неудобно.
2) Карс доллара завтра поднимется на полпроцента, нужно срочно поменять 100 долларов
3) Позвонили и попросили срочно пройти опрос (хотя прохождение опроса может подождать)
D – не важные и не срочные
Эти дела мы называем пожирателями времени. Мы тратим на них много времени, но результат от наших действий практически нулевой.
Матрица Эйзенхауэра – один из вариантов тайм-менеджмента, создателем которой является американский военный и политический деятель Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Принцип ее работы заключается в разделении всех дел по четырем группам, в зависимости от степени их важности.
Планировать по матрице Эйзенхауэра
Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно в делах. Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного.
Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д.
Шаблон матрицы выглядит следующим образом:
Рассмотрим каждый квадрант подробнее.
Важные и срочные
Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.
Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:
- Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
- Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
- Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.
Не забывайте о . Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.
Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.
Важно, но не срочно
Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.
Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».
Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.
Срочно, но не важно
Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.
В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.
Не срочно и не важно
От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.
От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.
Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.
Сюда вписываются разговоры по телефону с друзьями и родственниками, просиживание в социальных сетях, интернет-серфинг, компьютерные игры, просмотр телепередач, тусовки в клубах.
Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.
Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».
Пример расписания на каждый день может выглядеть так:
Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.
Распределение приоритетов
Вначале, с непривычки, будет проблематично определить срочность и важность каждого дела, но конечный итог того стоит. Попробуйте использовать следующее упражнение:
- Начертите таблицу с колонками: № п/п, дело, срочность, важность. Количество строк регулируйте самостоятельно, в зависимости от длины списка.
- Во второй столбец «дело» впишите все задачи и дела, которыми вы обычно занимаетесь.
- После этого переходите к их оценке: насколько каждое занятие важно или срочно.
Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:
- Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели (Да – значит, важно; Нет – неважно).
- Невыполнение дела влечет за собой серьезные последствия для текущей деятельности (Да – важно; Нет – неважно).
Критерий срочности:
- Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность (Да – срочная; Нет – несрочная).
Этот инструмент расстановки приоритетов значительно упростит весь процесс работы. Пройдя через такое исследование, вы обнаружите, сколько времени до этого момента тратили впустую и сколько, оказывается, полезного высвобождается.
Матрица Эйзенхауэра - метод эффективной организации времени, помогающий добиваться быстрых и значительных результатов и всегда все успевать.
Время не купишь за деньги, а так хотелось бы овладеть секретами бытия и прибавить к суткам еще хотя бы час. Все просто: планирование – ваш идеальный помощник на пути к благополучию. Именно планирование поможет выйти из постоянного состояния цейтнота и избегать раздражительности и разочарования.
Матрица Эйзенхауэра помогает добиться большего и решает важные задачи планирования. Состояние выжатого лимона – это стандартное состояние большинства людей в конце рабочего дня. Ситуацию можно изменить с разворотом на 180 градусов.
Впервые серьезным поиском решения задачи эффективного распределения времени занялся выдающийся политик, а в прошлом талантливый военный, 34 президент Соединенных Штатов – Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Все больше людей предпочитают использовать матрицу Эйзенхауэра для достижения эффективности в делах.
Создатель метода Эйзенхауэра
Родился Дуайт Дэвид Эйзенхауэр в 1890 году в обычной семье. В 1909 году окончил школу, затем 4 года учебы в военной академии. С особым пристрастием Эйзенхауэр изучал биографию Линкольна и великих мира сего. Родители во всем поддерживали сына. Поддержка близких в юности положительно скажется на карьере Эйзенхауэра в будущем.
Отставка 1948 года не стала окончанием активной деятельности. После Эйзенхауэр становится ректором Колумбийского института, а в начале 1953 года занимает пост президента США - на этот пост потом его избирали неоднократно. Перед политиком встает вопрос эффективного управления временем, и Эйзенхауэр решает его.
Матрица Эйзенхауэра как метод организации времени
Сейчас мы четко понимаем, что тайм-менеджмент – это инструмент, который помогает эффективно планировать задачи и управлять временем, сохраняя при этом энергию. В 50-х годах прошлого столетия Эйзенхауэр не знал этого.
Была создана матрица Эйзенхауэра, которая помогала решать срочные и важные задачи. Ее не рекомендуют использовать при долгосрочном планировании, но при ежедневной постановке целей этому методу нет равных. Элементарность использования делает пирамиду Эйзенхауэра доступной для всех людей.
Матрица Эйзенхауэра поможет отбросить несущественное, чтобы максимально сосредоточиться на важных задачах. Вы увидите на практике, что для достижения целей не обязательно одолевать горы задач, растрачивая энергию впустую. Вы научитесь классифицировать дела по важности и срочности.
Как правильно распределить задачи в таблице
Выберем основное из вышеперечисленного для удобства использования метода Эйзенхауэра. Распределяйте задачи в таблице согласно 4 квадрантам:
- Первостепенные важные и срочные дела, которые следует выполнить безотлагательно.
- Важные, но не срочные задачи, которые следует выполнить при первой возможности. Они имеют большое влияние на конечную цель, но не «горят».
- Не важные и срочное задачи, которые с малой вероятностью могут повлиять на положительный исход чего-либо.
- Не важные и не срочные дела мы позволяем себе тогда, когда хотим и отвлечься.
Вы станете мастером, когда в списке срочных и важных задач квадранта А будет стоять прочерк. Спешка угнетает, не дает перевести дух, и качество выполненной задачи зачастую оставляет желать лучшего. Не спешите огорчаться, если первое время в квадранте А список дел будет больше, чем в остальных квадрантах. Вы не первый, кто учится на своих ошибках. Учитывая опыт, в дальнейшем вы сумеете справиться с трудностями и довести заполнение таблицы Эйзенхауэра до автоматизма.
Как применить матрицу Эйзенхауэра на практике
Пришел черед воплощать полученные знания. Вы знаете достаточно, чтобы начать использовать метод планирования Эйзенхауэра в жизни.
Придерживайтесь несложных правил, чтобы избежать частых ошибок новичков:
- Лучше наметить список задач с вечера. Сразу решите, чем именно Вам удобнее пользоваться. Это может быть блокнот, планшет или матрица Эйзенхауэра в excel в телефоне. Даже обычный лист формата А4 подойдет. Главное, чтобы данные всегда были под рукой.
- Пока вы новичок, список всех дел пишите на отдельном листе и только потом вносите в таблицу Эйзенхауэра. Позже вы сможете пропускать этот пункт и сразу классифицировать задачи по важности и нужности.
- Прочитайте перечень задач внимательно, при этом задавая себе вопрос о срочности.
При классификации дел по шкале Эйзенхауэра спрашивайте себя:
- Лежит ли данная задача в сфере приоритетных для меня ценностей? Если ответ положительный, значит это важно, если отрицательный – не важно.
- Ожидают ли меня негативные последствия, если я не выполню эту задачу? Этот вопрос также определит степень важности.
- Степень срочности определяется продолжительностью актуальности задачи. Если завтра выполнить задачу невозможно, значит срочность первостепенная.
Обязательно оставляйте свободное место в списке дел, если составили его на бумаге. Вы можете его дополнять. В список задач на следующий день нужно переносить задачи, незавершённые сегодня. Если вы внимательно читали статью, то понимаете, что незавершенные дела будут ежедневно присутствовать в таблице Эйзенхауэра.
Пример заполненной матрицы Эйзенхауэра
Возьмем за основу один день из жизни школьного учителя географии.
- Завтра 4 урока в старших классах: в 8.30, 10.00, 12.00 и 14.00 (между уроками займусь общественными делами).
- Нужно выяснить, почему не пришёл аванс на карту в прошлом месяце (не хочу каждый раз ходить за наличными в бухгалтерию).
- Хочу изменить стрижку и откорректировать цвет волос (давно об этом думаю).
- Отправить коллеге из другого города по почте (обещала, что сделаю это в начале недели).
- Нужно сходить в супермаркет (продуктов осталось на пару дней).
В реальной жизни задач гораздо больше, но для учений обойдемся пятью пунктами.
Результат распределения дел согласно методу Эйзенхауэра:
- Как вы уже поняли 1-й пункт важный и нужный, его мы впишем в квадрант А.
- Квадрант В заполнит важное, но не срочное дело 2-го пункта.
- В квадранте С окажется срочная, но не важная задача пункта 4.
- Дела под номером 3 и 5 отправляются в квадрант D. Они не срочные и не самые важные, но принесут Вам удовольствие и позволят расслабиться.
Теперь попробуйте проделать это самостоятельно.
При каких условиях вам будет полезна матрица Эйзенхауэра
Матрица помогает в планировании сложных и важных задач. Поймите принцип работы метода и применяйте его в краткосрочном планировании.
Смело применяйте таблицу Эйзенхауэра в , если:
- сложно определить первостепенную задачу, сложно понять с чего начать;
- честны с самим собой и правдиво отвечаете на заданные вопросы при планировании;
- хотите оптимизировать временные затраты;
- знаете, что способны на большее, но не понимаете, как достичь лучшего результата;
- прекращаете откладывать дела «на завтра».
Для того, чтобы добиться результата, мало изучить матрицу Эйзенхауэра. Только применяя эти знания на практике, вы увидите эффект.
Возможно, вы и так неплохо управляете своим временем
Что если вы не нуждаетесь в методах Эйзенхауэра и прекрасно справляетесь с задачами без таблиц? Готовы определиться прямо сейчас?
Тогда ответьте честно на вопросы:
- Вы всегда составляете список задач?
- Вовремя отвечаете на письма?
- Вы уходите домой вовремя и работа на выходных – это не о Вас?
- Социальные сети и болтовня ни о чем не мешает выполнению важных задач?
- В конце дня у Вас нет раздражительности и ощущения того, что можно было бы сделать больше?
- Вы всегда уделяете должное внимание семье?
Задумайтесь, хотите ли вы изменить текущее положение дел или все оставить, как есть. Таблица Эйзенхауэра – Ваш помощник в планировании.
Используйте советы при внедрении в жизнь Метода Эйзенхауэра:
- Не перегружайте себя второстепенными делами.
- Держите рабочее место в чистоте и не тратьте время на поиски документов, приучите себя к порядку.
- Важные дела старайтесь выполнять в первой половине дня, а не вечером, когда активность идет на спад.
- Лучшее – враг хорошего. Относитесь к делу со всей серьезностью, но без фанатизма.
И последний совет. Выбирайте одно направление, в котором предпочитаете разбираться лучше всего. Невозможно знать все.
Вывод
Итак, матрица Эйзенхауэра – пример распределения дел. Вольтер говорил: «Утром я составляю планы, а днем делаю глупости». Эйзенхауэр предоставил идеальный метод, как этих глупостей избежать. Помогите себе стать счастливее и успешнее. Пользуйтесь таблицей на практике, и результат не заставит себя долго ждать.
Время нам не подвластно, но мы можем распоряжаться своим временем эффективно.
