Главный архивист. Кто такой архивариус и чем он занимается

Успешное настоящее и счастливое будущее невозможно без уважения и эффективной работы с открытиями прошлого. Не только многомиллионные организации и предприятия с тысячами сотрудников, но и мелкие компании часто вынуждены обращаться к ранним наработкам, пользоваться устаревшей и сданной в архив информацией для того, чтобы решить насущные вопросы.

Но информации изо дня в день скапливается неимоверно много и если бессистемно складывать дела на полки или забивать ими память компьютеров, рано или поздно наступит момент, когда найти что-либо быстро, станет невозможным.

Для того, чтобы легко, не тратя много времени, пользоваться архивной документацией, организации часто приглашают специалистов на должность архивариуса. Хранитель архивов не только может подсказать где, но и что именно искать, задать правильное направление поиска материалов или самостоятельно подготовить нужные бумаги.

Профессия архивариус описание: это специалист, заведующий архивом государственной или частной организации, который занимается систематизацией архивных документов, составляет их описание и отвечает за сохранность.

Образовано слово архивариус от архив — понятие из латинского языка, обозначавшее правительственное здание. Как и любая специальность, профессия архивариус плюсы и минусы имеет в достаточном количестве. К преимуществам профессии следует относить творческую составляющую процесса, спокойствие окружающей обстановки, неспешность, сведение к минимуму стрессовых ситуаций, возможность получать навыки, развивать личностные качества, повышать профессиональную квалификацию.

К недостаткам профессии можно отнести невысокий уровень заработной платы, наличие медицинских противопоказаний, одиночество на рабочем месте, нехватку открытых вакансий на рынке труда в России.

Должность архивариус востребована в разных организациях. Популярна, например, должность архивариуса в суде или должность архивариуса в медицинском учреждении, в больнице.

Обязанности архивариуса (архивиста)

Профессиональный хранитель архивов для того, чтобы получить работу, должен обладать комплексом качеств личности и профессионала для успешного выполнения задач.

Формально работа кажется простой, но архивариус обязуется и хранить, и взаимодействовать с документами. В список основных обязанностей включены:

• отбор, систематизация, хранение архива;
• обработка и прием документации в архив;
• формирование справочных данных по архивным документам;
• передача документации в государственное хранилище;
• контроль за процессом делопроизводства в организациях.

Архивисту необходимо уметь организовывать хранение документов, регистрировать и шифровать бумаги, своевременно подготавливать описи единиц. Кроме того, на архивиста возлагаются дополнительные обязанности:

• участвовать в экспертизах;
• следить за соблюдением правил пожарной безопасности;
• выдавать архивные копии, если поступают запросы по ним; использовать в работе современные технические средства, если это необходимо.

Архивариус требования

Работа архивиста непростая и связана с серьезной ответственностью за результат. По этой причине, требования к должности высокие. Кому-то они могут показаться излишне строгими, но это необходимо для сокращения количества невынужденных ошибок из-за человеческого фактора. Все требования к профессии можно разделить на несколько основных групп.

Архивариус — требования к должности личностные:

• внимательность;
• любовь к порядку и структурированию;
• организованность и дисциплинированность;
• спокойствие;
• усидчивость, терпеливость;
• сосредоточенность.

Квалификационные требования к архивариусу:

• знание единой системы делопроизводства;
• знание нормативных актов по ведению архива;
• владение правилами составления документов;
• умение составлять отчеты;
• владение правилами эксплуатации средствами техническими;
• умение принимать, оформлять, хранить, утилизировать документы.

Старший архивариус требования:

• наличие опыта в должности архивиста около 5 лет;
• высшее профессиональное образование.
• архивариус требования к образованию:
• законченное среднее образование на основе 9 или 11 классов СОШ;
• законченное средне-специальное или высшее образование по направлению.

Обучение на архивариуса

Получить образование архивиста можно в учреждениях средней и высшей категории в разных городах России. Обучение считается законченным по истечению 4 или 5 лет, в зависимости от того, какая форма посещения лекций выбрана. Немаловажный фактор — школьное образование. На базе 9 классов учиться придется дольше.

Специальность архивариуса входит в группу специальностей по направлению подготовки “документоведение и архивоведение”. Направление, помимо специальностей архивариус (архивист) включает в себя такие профессии как библиотекарь, пресс-секретарь, специалист по документационному обеспечению управления (архивист), историк-архивист, музеолог, секретарь, специалист кадрового делопроизводства.

Чему можно учиться на этом учебном курсе:

• организации и ведению архивных дел;
• созданию и обработке документов;
• руководству архивами;
• проведению экспертиз;
• делопроизводству.

Профессия архивариус — где учат:

• 4 вуза в Екатеринбурге;
• по 3 вуза в Краснодаре, Казани, Уфе, Нижнем Новгороде;
• по 2 вуза в Барнауле, Мурманске, Иркутске, Самаре, Саратове, Улан-Удэ.

Архивариус обучение в Москве (примеры):

• в Российской экономической школе;
• в Государственном институте русского языка имени А.С. Пушкина;
• в МГИМО.

Архивариус обучение в СПб (примеры):

• в Ленинградском государственном университете;
• в Санкт-Петербургском гуманитарном университете профсоюзов;
• в Санкт-Петербургском государственном университете промышленных технологий и дизайна.

архивариус обучение в колледже(примеры):

• в Московском областном колледже искусств;
• в Колледже автоматизации и информационных технологий.

Историк архивист

Архивист это современное наименование профессии архивариус. Данный специалист наделен примерно теми же обязанностями, что и обычный архивариус. Тем не менее, между похожими специальностями архивист и архивариус разница существует. Чтобы различить разницу, необходимо обратиться к истории.

Должность архивариуса появилась несколько сотен лет назад еще во времена одного из самых влиятельных людей мировой истории — Петра Великого. Тогда, в 1720 году российский император впервые ввел должность архивариуса, как руководителя архива. При этом, архивистом считался рядовой сотрудник этого подразделения. Со временем эти два понятия стали синонимами, а позднее “архивист” практически вытеснил “архивариуса” из обращения.

Помимо привычной специальности архивист есть еще смежная профессия “историк архивист”. Многие люди, поступающие в учебные заведения по направлению документоведение и архивоведения”, интересуются: историк архивист кто это? Данный специалист формирует и хранит архивный фонд РФ, стоя на страже культурного наследия государства. Историк хранит документы и передает духовный опыт страны.

Аккуратностью, усидчивостью, аналитическим складом ума и скрупулезностью должен обладать архивариус. Кто это придумал и чем обусловлены требования? В течение всего дня работник сталкивается с огромным объемом информации, которую нужно прочесть, зарегистрировать и определить ее срок хранения согласно перечню документооборота. В этом деле требуются внимательность, усидчивость, самоконтроль, развитое мышление, терпеливость и тонкая моторика. Далеко не все люди способны ежедневно проделывать монотонную и кропотливую работу.

Зарплата архивариуса

Оплата труда напрямую зависит от региона, финансового благополучия компании и объема обязанностей. На сегодняшний день средняя зарплата колеблется в пределах 20-35 тысяч рублей. Свыше 40 000 руб. получает опытный с многолетним стажем архивариус. Кто это и чем он занимается, было описано выше. Профессия достаточно востребована, вот только называется она немного по-другому — секретарь или делопроизводитель.

Архивариус: обязанности на предприятии

Архивариусом может выступать сотрудник архива или же хранитель документов. Должностные обязанности архивариуса на предприятии направлены на грамотную организацию работы и документооборота в архиве. Поговорим о них подробно в этой статье.

Где может работать архивариус?

Должностные обязанности данного специалиста велики. Сотрудник с такой профессией востребован там, где наблюдается большой документооборот. Это могут быть страховые, финансовые предприятия, банки, государственные учреждения.

Также есть такая должность, как архивариус в суде. Обязанности его заключаются в ведении документооборота в данном учреждении.

Как возникла профессия?

В двадцатых годах 18 века Петр I издал » Генеральный регламент», в котором была прописана основа формирования управления государством в стране и который указывал на формирование архивов во всех ведомственных учреждениях. Одновременно с этим создана была такая должность, как актуариус. Это был писец в суде, который занимался написанием различных актов, оформлением их в регистр.

С течением времени его функционал переступил через рамки судопроизводства, а профессия стала называться «архивариус». В 20 веке слово устарело, и на его смену пришла должность «архивист».

Основные положения

Архивариус — это технический исполнитель. Данную должность может занимать лицо, которое имеет профессиональное образование либо среднее образование и какие-либо оконченные курсы по данному направлению.

На каждом предприятии существует свой документальный архив, требующий тщательной систематизации и контроля. Некоторые важные материалы (личные досье, киноленты, приказы, распоряжения) имеют достаточно большой и важно, чтобы вся ценная информация была правильно расфасована по папкам, имела описи с датами. Требуется это для того, чтобы в случае необходимости человек мог быстро отыскать запрашиваемое дело. В этом вопросе требуются ответственность, кропотливость и правильный подход. Поможет справиться с непростой работой профессиональный архивариус. Кто это? Ценный специалист, занимающийся ведением всего архива предприятия, отвечает за сохранность и безопасность каждой бумажки.

Археологи неоднократно в ходе раскопок находили древние письменности, которые были собраны особым способом. Подобные находки обнаруживали в Ассирии, Греции, Древнем Египте и Риме. В летописях было четко прописано о способах ведения всех ценных материалов. Наличие таких помещений, где собрана важная документация, свидетельствует о высокой культуре социума. Архивы необходимы нам не только для сохранения памяти прошлых событий, но еще они представляют некую базу прикладного и научного характера.

В те годы, когда страной руководил великий вождь пролетариата В.И. Ленин, во всех государственных учреждениях была четкая организация документооборота. Подлежали архивированию материалы национализированных усадеб, монастырей, церквей, а также дела, в которых хранилась информация о великих народных художниках, ученых, композиторах. Уничтожение таких архивов преследовалось законом. За сохранностью всех материалов следил один человек - архивариус. Кто это, спросите вы? Незаменимое государственное лицо любого учреждения.

Профессиональные обязанности

Занимается архивариус систематизацией всех внутренних и входящих материалов, которые вышли из документооборота. Также он отвечает за соответствие условиям, нормам и правилам хранения. В обязанности архивариуса входит: правильное оформление исходящих и поступающих документов, составление описаний, ведение учетных баз, маркирование списков, выдача справок и размещение информации на специальных стеллажах. Сегодня на крупных предприятиях практически вся работа осуществляется в электронном виде, но действительно важные материалы, подлежащие длительному хранению, дополнительно распечатывают на бумажных носителях и передают в архив.

Конечно, автоматизированная база значительно ускоряет и облегчает работу и поиск, но техника имеет свойство ломаться и выходить из строя, вот поэтому во избежание потери всех данных нужен архив. Участвует в комиссиях по уничтожению и списанию устаревших документов архивариус. Профессия также подразумевает слежение за противопожарной безопасностью помещения.

Требования и качества

Взять на могут человека с высшим (или студента) образованием, который отучился по специальности «архивное дело», «история», «педагогика». Иногда необходимые навыки получают на специальных курсах. Будущий сотрудник должен знать ПК (офисные программы), уметь работать с техникой (ксероксом, факсом, принтером), владеть письменной и устной грамотой.

Аккуратностью, усидчивостью, аналитическим и скрупулезностью должен обладать архивариус. Кто это придумал и чем обусловлены требования? В течение всего дня работник сталкивается с огромным объемом информации, которую нужно прочесть, зарегистрировать и определить ее срок хранения согласно перечню документооборота. В этом деле требуются внимательность, усидчивость, самоконтроль, развитое мышление, терпеливость и тонкая моторика. Далеко не все люди способны ежедневно проделывать монотонную и кропотливую работу.

Зарплата архивариуса

Оплата труда напрямую зависит от региона, финансового благополучия компании и объема обязанностей. На сегодняшний день средняя зарплата колеблется в пределах 20-35 тысяч рублей. Свыше 40 000 руб. получает опытный с многолетним стажем архивариус. Кто это и чем он занимается, было описано выше. Профессия достаточно востребована, вот только называется она немного по-другому - секретарь или делопроизводитель.

Кто такой архивариус?

Архивариус (архивист) — это сотрудник архива, или, в более широком понимании, хранитель документов. К архивному фонду России относятся как государственные архивы, так и негосударственные; при этом государственные могут подразделяться:

• на федеральные архивы;
• архивы субъектов Федерации;
• архивы различных ведомств.

В связи с тем, что многие документы, сопровождающие предпринимательскую деятельность любой организации (налоговые отчеты, приказы, бухгалтерские документы, документы делопроизводства и т. д.), требуют сохранности в течение определенного промежутка времени, в частных фирмах также может потребоваться специалист, способный организовать работу архива и систематизировать документооборот в нем. Именно этим и занимается архивариус.

Таким образом, он может быть работником как государственного (бюджетного) учреждения, так и частного предприятия. В частности, архивариусы довольно востребованы в страховых и финансовых компаниях, банках, на госпредприятиях. Такое разнообразие заметно влияет на круг должностных обязанностей специалиста, а значит, и на содержание должностной инструкции в каждом конкретном случае.

Структура и содержание должностной инструкции архивариуса

Должностная инструкция архивариуса должна не только соответствовать стандартной структуре, принятой в деловом обороте для подобных документов, но и учитывать профессиональные требования к сотруднику и специфику работы организации, для сотрудника которой она составляется.

Типовая должностная инструкция для архивариуса может выглядеть так:

Не знаете свои права?

1. Начинается документ с отметок об утверждении и согласовании должностной инструкции, а также подписей ответственных лиц и дат (утверждения и согласования), проставляемых в соответствующих графах в правом верхнем углу первой страницы.
2. Далее идет раздел «Общие положения», включающий в себя требования о возрасте и профессиональных навыках сотрудника. К общим положениям относится и информация о месте должности архивариуса в штатной структуре компании, то есть уточняется, кому подчиняется сотрудник, к каким работникам относится должность архивариуса (техническим, руководящим и т. д.). В этом же разделе перечисляются законодательные акты и внутренние документы организации, с которыми должен быть ознакомлен работник, а также определяются правила приема на работу, увольнения и замещения работника на время отсутствия.
3. Затем идет раздел, в котором описываются должностные обязанности и права архивариуса. Это важнейший раздел документа, требующий тщательной проработки: недостаточно перечислить типовые должностные обязанности, присущие архивариусу, — нужно сделать их корректировку с учетом особенностей работы организации, а также включить в обязательственный круг функции, которые могут и соответствовать профессии, но которые сотруднику в процессе работы придется выполнять. Что касается должностных прав, то под ними понимается круг правомочий, вытекающих из должностных обязанностей и предоставляемых сотруднику для оперативного их исполнения.
4. Следующий раздел посвящен ответственности архивариуса за ненадлежащее выполнение своих обязанностей. Внимание: степень ответственности не может выходить за рамки, определенные трудовым законодательством.
5. Завершает должностную инструкцию место для отметок (даты и подписи работника), свидетельствующих об ознакомлении с документом.

Типовые требования к архивариусу

Получить специальность архивариуса можно, прослушав курс «Документоведение» («Архивоведение») или «Архивное дело». Пройти обучение можно в том числе и на краткосрочных курсах, предоставляемых, например, биржей труда. Свидетельство об окончании таких курсов является одним из основных требований, предъявляемых к кандидату на должность архивариуса.

К другим требованиям, позволяющим работодателю выбрать из соискателей на должность архивариуса подходящего специалиста, можно отнести:

1. Определенный уровень образования. В дополнение к наличию свидетельства о полученной специальности архивариуса некоторые работодатели могут заявлять требования, касающиеся учебных заведений, которые должен окончить кандидат на должность. Так, кому-то будет достаточно среднего или среднего специального образования, кто-то удовлетвориться неоконченным высшим, а кому-то потребуется исключительно специалист по организации документооборота, закончивший высшее учебное заведение.
2. Опыт работы.
3. Возраст. Об определенной возрастной планке может идти речь, если подыскивается специалист на должность начальника архива или другую руководящую должность в области организации архивного дела на предприятии.
4. Знание нормативной документации, касающейся архивного дела.
5. Знание компьютера, в том числе необходимых офисных программ.

Также от специалиста в области архивного дела могут требоваться:

• умение работать с офисной техникой;
• навыки работы со значительными объемами информации;
• грамотная устная и письменная речь;
• иные навыки, определяемые спецификой работы конкретного предприятия.

Должностные обязанности архивариуса

Круг должностных функций архивариуса должен в первую очередь включать в себя те обязанности, которые непосредственно связаны с его профессиональной специализацией, так как именно из-за этих специальных навыков и принимается на работу сотрудник. Кроме того, каждый работодатель волен включать в круг должностных обязанностей сотрудника иные, отличные от стандартных, трудовые функции, которые могут как соответствовать профессиональным навыкам работника и лишь немного корректироваться в соответствии со спецификой и особенностями работы организации, так и не быть связанными с его специализацией.

К типовым должностным обязанностям архивариуса можно отнести:

1. Организацию и ведение архивного делопроизводства на предприятии (как в бумажном, так и в электронном виде).
2. Прием и регистрацию поступивших в архив документов.
3. Хранение находящихся в архиве документов.
4. Участие в составлении нормативных требований по учету и использованию архивной документации.
5. Обеспечение доступа сотрудников к архиву, выдачу требуемых архивных документов.
6. Составление отчетов.
7. Ведение учетных и отчетных документов (журналов, реестров и т. д.).

К должностным обязанностям, не связанным с профессиональными навыками, которые могут быть включены в должностную инструкцию, относятся:

1. Различные организационные требования по соблюдению трудового распорядка в организации.
2. Обязанности, связанные с поддержанием в надлежащем порядке рабочего места и архивного помещения (к примеру, соблюдение противопожарной безопасности).
3. Обязательства по сотрудничеству и взаимодействию с различными подразделениями организации.

Разработка и принятие должностной инструкции архивариуса

Процедуру создания должностной инструкции для архивариуса можно условно разделить на следующие этапы:

1. Разработка проекта документа. Этим занимаются обычно либо сотрудники подразделения, в котором придется работать специалисту, либо сотрудники специального отдела, в чьи обязанности в числе прочего входит и разработка различных инструкций.
2. Согласование документа. Проект должностной инструкции должен быть согласован со всеми заинтересованными службами. Как правило, к ним относятся:

• структура, в которой предстоит работать специалисту (в нашем случае это архив или архивный отдел на предприятии);
• юридическое подразделение;
• кадровая служба.

Утвержденную должностную инструкцию на предприятии используют, как правило, до тех пор, пока не изменятся требования к условиям работы или кругу должностных обязанностей специалиста. В заключение предлагаем вам ознакомиться с образом должностной инструкции архивариуса, имеющимся на нашем сайте.

Должностные инструкции

Открыть в формате WORD

I. Общие положения

1. Архивариус относится к категории технических специалистов.

2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.

4. Архивариус должен знать:

4.7. Структуру предприятия.

4.8. основы организации труда.

4.10. Законодательство о труде.

5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:

5.1. Положением об архиве.

6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.

7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

II. Должностные обязанности

1. Основными задачами архивариуса являются:

2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:

2.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

III. Права

Архивариус имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

IV. Ответственность

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностные обязанности архивариуса

Архивариус — это хранитель или сотрудник архива. Главная задача, на решение которой направлена профессия архивариуса (архивиста), это правильная организация работы архива и документооборота в нем.

Места работы

Архивариус востребован везде, где есть большой документооборот: в страховых и финансовых компаниях, банках, на государственных предприятиях.

История профессии

Чтобы лучше понять, кто такой архивариус и чем он занимается, обратимся к истории. В 1720 году Петр I подписал «Генеральный регламент или Устав», определяющий основы организации государственного управления в стране и предписывающий ввести во всех государственных органах власти архивы. Вместе с этим была введена и новая должность «актуариус» — судебный писец, который не только заносил в регистр представляемые в суд акты, но и писал их.

Со временем обязанности актуариуса вышли за рамки судопроизводства, а должность назвали словом «архивариус». В процессе становления архивоведения как отдельной научной дисциплины эти термины, ставшие в начале ХХ века синонимами, постепенно были заменены на более современное название — архивист.

Обязанности архивариуса

Основные должностные обязанности архивариуса (архивиста):

• Организация архивного дела в электронном и/или бумажном виде.
• Прием и внесение в архив входящей документации.
• Выдача во временное пользование архивной документации или ее копий.
• Подготовка отчетности по документообороту в архиве.

Иногда функции архивариуса включают в себя:

• Доставка архивных документов в организации, из которых поступил запрос.
• Контролирование правил пожарной безопасности в архиве.

Требования к архивариусу

Основные требования к архивариусу (архивисту):

• Знание нормативных актов, положений, инструкций по ведению архивного дела.
• Знание ПК на профессиональном уровне (Word, Excel, Internet, e-mail, системы электронного документооборота).
• Навыки работы с офисной техникой.
• Умение работать с большими объемами информации.
• Высшее образование.
• Грамотная устная и письменная речь.

Образец резюме архивариуса

Образец резюме

Как стать архивариусом

Стать архивариусом может человек с высшим (можно даже неоконченным) образованием по специальности «документоведение» или «архивное дело». Иногда необходимые умения можно получить на краткосрочных курсах (возможно даже бесплатно предоставляемых биржей труда).

Зарплата архивариуса

Заработная плата архивариуса варьируется от 20 до 70 тысяч рублей в месяц. На оплату труда влияет регион, объем обязанностей и прочие нюансы. Средняя зарплата архивариуса (архивиста) составляет 45 тысяч рублей в месяц.

УТВЕРЖДАЮ Руководитель «________________» _______________ (_____________) (подпись) (Ф.И.О.) «__»________ ___ г. М.П.

___________________________ (наименование организации

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность архивариуса «____________» (далее — «Организация»).

1.2. Архивариус назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.

1.3. Архивариус подчиняется непосредственно _____________ Организации.

1.4. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Архивариус должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела в Организации;

— порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и пользования ими;

— Единую государственную систему делопроизводства;

— порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

— порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

— порядок ведения учета и составления отчетности;

— структуру Организации;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации технических средств;

— основы трудового законодательства;

— Правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.

1.6. В период временного отсутствия архивариуса его обязанности возлагаются на ____________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Архивариус исполняет следующие обязанности:

2.1.1. Осуществляет работу по ведению архивного дела в Организации.

2.1.2. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

2.1.3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

2.1.4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

2.1.5. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

2.1.6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списания и уничтожения материалов, сроки хранения которых истекли.

2.1.7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.1.8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

Что должна содержать должностная инструкция архивариуса: примеры и образцы документов

Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

2.1.10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

2.1.11. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

2.1.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

3. ПРАВА

3.1. Архивариус имеет право:

3.1.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности архивариуса.

3.1.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию архивариуса.

3.1.3. Представлять интересы Организации в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Архивариус несет ответственность за:

4.1.1. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.

4.1.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.

4.1.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений руководителя Организации.

4.1.4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Организации и ее работникам.

4.1.5. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

5. УСЛОВИЯ И ОЦЕНКА РАБОТЫ

5.1. Режим работы архивариуса определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью архивариус обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

5.3. Оценка работы архивариуса:

— регулярная — осуществляется непосредственным руководителем в процессе исполнения архивариусом трудовых функций;

— ____________________________________________________________________. (указать порядок и основания для иных видов оценки работы)

6. ПРАВО ПОДПИСИ

6.1. Архивариусу для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

__________________________ _____________ _______________________ (должность лица, (подпись) (Ф.И.О.) составившего инструкцию) «__»________ ___ г. __________________________ ____________ _______________________ (должность (подпись) (Ф.И.О.) непосредственного руководителя) «__»________ ___ г. СОГЛАСОВАНО: Юрисконсульт _________________ _______________________ (подпись) (Ф.И.О.) «__»________ ___ г. С инструкцией ознакомлен ___________________ _____________________ (подпись работника) (Ф.И.О.) «__»________ ___ г.

Комментарии:

При составлении резюме по специальности архивариуса — необходимо указать весь существующий опыт работы по специальности, квалификацию, занимаемую должность. Специалист – архивариус должен владеть качественно, осуществлять работу по ведению архивного дела на любом предприятии. Он должен обеспечить сохранность документов, которые поступили в архив. Должна проводиться своевременная регистрация поступивших на хранение документов. Специалист может принимать участие в разработке номенклатурных дел, проверять правильность формирования и оформления их при передаче в архив.

Должностная инструкция архивариуса — образец

Должна проводиться нумерация или шифровка с соответствием действующих норм.

Требования к архивариусу

Основные требования работодателей:

1. Знание нормативно правовых актов, положений и других материалов связанных со специальностью.
2. Осуществлять порядок приема и сдачи документов в архив, правильное хранение и пользование им.
3. Знать обязан основы организации труда и правила эксплуатации предприятий.
4. Специалист должен правильно использовать и комплектовать документы, которые принимаются в архив.
5. Подготовка и своевременная передача документов на государственное хранение.
6. возможно участие в работе по экспертизе научной ценности архивных документов.
7. Знание трудового законодательства.
8. Порядок учета и формирование отчетности.
9. Методы работы с офисной техникой на продвинутом уровне.
10. Навыки работы с большим объемом работ.

Дополнительная информация о соискателе

Перед тем как подать резюме детально ознакомьтесь с требованиями работодателя. Детально опишите о умениях, увлечениях, личных качествах, которые могут быть интересны работодателю. Не стесняйтесь, резюме – это детальное описание навыков.

Скачать образец резюме архивариуса

Главная / Должностные инструкции

Должностная инструкция архивариуса

Скачать должностную
инструкцию архивариуса (.doc, 86КБ)

I. Общие положения

1. Архивариус относится к категории технических специалистов.
2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.
4. Архивариус должен знать:
   1. 4.1. нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии.
   2. 4.2. Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими.
   3. 4.3. Единую государственную систему делопроизводства.
   4. 4.4 Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов.
   5. 4.5. Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию.
   6. 4.6. Порядок ведения учета и составления отчетности.
   7. 4.7. Структуру предприятия.
   8. 4.8. Основы организации труда.
   9. 4.9. Правила эксплуатации технических средств.
   10. 4.10.

       Должностная инструкция архивариуса

       Законодательство о труде.

   11. 4.11. Правила внутреннего трудового распорядка.
   12. 4.12. Правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты.
5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:
   1. 5.1. Положением об архиве.
   2. 5.2. Настоящей должностной инструкцией.
6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.
7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

II.

Должностные обязанности

1. Основными задачами архивариуса являются:
   1. 1.1. Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения).
   2. 1.2. Создание справочного аппарата к ним.
   3. 1.3. Подготовка и своевременная передача на государственное хранение в образующихся в деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации.
   4. 1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации.
2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:
   1. 2.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
   2. 2.2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
   3. 2.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.
   4. 2.4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
   5. 2.5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
   6. 2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
   7. 2.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
   8. 2.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
   9. 2.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
   10. 2.10. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
   11. 2.11. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов.
   12. 2.12.

       Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

III. Права

Архивариус имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

IV. Ответственность

Архивариус несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция архивариуса упорядочивает трудовые взаимоотношения. Документ определяет правила подчинения сотрудника, порядок занятия и освобождения его от должности, требования к опыту, образованию, функциональные обязанности, права, виды ответственности.

Используйте представленную ниже типовую форму при разработке должностной инструкции архивариуса предприятия.

І. Общие положения

1. Архивариус принадлежит к категории «технические исполнители».

2. Назначение или освобождение от должности архивариуса осуществляется приказом генерального директора предприятия по представлению заведующего архивом.

3. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего специального и опыт аналогичной работы не менее одного года.

4. Архивариус непосредственно подчиняется заведующему архивом.

5. В период отсутствия архивариуса его ответственность, функциональные обязанности, права переходят к иному должностному лицу, назначенному в установленном порядке.

6. Архивариус должен знать:

• правила приема, хранения, обращения, передачи документов в архив;
• единую государственную систему делопроизводства;
• инструкции, нормативные правовые акты, иные руководящие документы по ведению архивного дела на предприятии;
• правила оформления дел, их подготовки к использованию, хранению;
• порядок разработки описаний документов постоянного и временного хранения;
• правила оформления актов об уничтожении документов;
• организационно-штатную структуру предприятия;
• нормы ведения учета и составления отчетности;
• правила обращения со средствами коммуникации;
• основные принципы организации труда;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• нормы делового общения, этики;
• законодательство о труде Российской Федерации;
• нормы охраны труда, правила противопожарной защиты.

7. Архивариус руководствуется в своей деятельности:

• данной должностной инструкцией;
• Уставом, правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами предприятия;
• законодательными актами РФ;
• приказами, распоряжениями руководства.

ІІ. Должностные обязанности архивариуса

Архивариус выполняет следующие должностные обязанности:

1. Создает справочную систему документов.

Отбирает, упорядочивает, комплектует, использует, обеспечивает сохранность документов.

3. Контролирует ведение, оформление делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

4. Готовит и своевременно направляет на государственное хранение в Архивный фонд Российской Федерации документы о деятельности предприятия.

5. Регистрирует, принимает на хранение документы от структурных подразделений предприятия.

6. Способствует сохранности документов, направленных в архив.

7. Шифрует единицы хранения в соответствии с законодательством РФ.

8. Разрабатывает номенклатуру дел, проверяет верность их состава и оформления при направлении в архив.

9. Создает систему поиска документов, обеспечивает быстрый, удобный доступ к ним.

10. Подготавливает сводные описи единиц временного, постоянного хранения, акты для направления документов на государственное хранение, списание, уничтожение документов.

11. Следит за соблюдением правил противопожарной защиты в помещениях архива.

12. Контролирует состояние документов, своевременность их восстановления, соблюдение условий в помещениях архива для обеспечения их целостности и сохранности.

13. Участвует в работе по экспертизе практической, научной ценности архивных документов.

14. Выдает архивные копии и документы в соответствии с поступающими запросами.

15. Составляет справки на основе сведений, содержащихся в документах архива, подготавливает сведения для составления отчетов о деятельности архива.

16. Использует в работе средства автоматизации учета, коммуникации.

17. Разрабатывает требования, инструкции по организации архивного дела и ведению делопроизводства.

18. Помогает сотрудникам предприятия в поиске необходимых документов.

19. Инструктирует сотрудников о правилах подготовки, сдачи дел в архив.

ІІІ. Права

Архивариус имеет право:

1. Выдвигать в адрес руководства предложения по улучшению своей деятельности и работы предприятия.

2. Принимать самостоятельные решения в пределах своих должностных обязанностей.

3. Не исполнять свои полномочия при возникновении опасности для здоровья или жизни.

4. Требовать от руководства предприятия создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей, сохранности документов, материальных ценностей.

5. Подписывать документы в пределах своей компетенции.

6. Представлять интересы предприятия в установленном порядке.

7. Сообщать непосредственному начальнику о выявленных недостатках в деятельности предприятия. Выдвигать предложения по их устранению.

8. Получать сведения о решениях руководства предприятия, которые касаются работы архивариуса.

9. Обращаться к специалистам по вопросам, которые выходят за пределы компетенции архивариуса.

10. Получать необходимую информацию для выполнения своих должностных обязанностей.

11. Вступать в коммуникацию с сотрудниками структурных подразделений предприятия по рабочим вопросам.

12. Направлять предложения в адрес руководства, которые относятся к деятельности предприятия.

ІV. Ответственность

Архивариус несет ответственность за:

1. Нанесение ущерба предприятию, его сотрудникам, контрагентам, государству.

2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

4. Неправомерное обращение с личными сведениями предприятия, коммерческой тайной, разглашение конфиденциальных данных.

5. Качество ведения отчетной документации.

6. Нарушение положений внутреннего трудового распорядка, норм противопожарной защиты, требований трудовой дисциплины, техники безопасности.

7. Последствия самостоятельных действий и решений.

8. Несанкционированное руководством представление интересов предприятия.

9. Нарушение норм этикета, делового общения.

10. Нарушение требований руководящих документов предприятия.

Описание профессии

Архивариусом называли чиновника, занимавшего должность директора (управляющего, заведующего) архива. В «Толковом словарь русского языка» Ушакова, слово архивариус расшифровывается не иначе, как «Заведующий архивом». Должность актуариуса в России официально появилась 28 февраля 1720 (10 марта по новому стилю), после того, как Петром Великим был подписан «Генеральный регламент или Устав». Он определил основы организации государственного управления в стране и ввел во всех государственных органах власти архивы и государственную должность, которому надлежало «письма прилежно собирать, оным реестры чинить, листы перемечивать…» (в 2002 году этот день стал профессиональным праздником архивоведов).

На современный язык эту должность можно перевести как секретарь — регистратор. Постепенно, со становлением архивоведения, как самостоятельной научной дисциплины, слова актуариус и архивариус стали постепенно вытесняться из лексикона словом архивист.

Во многом из — за того, что без специальной подготовки быть хорошим управляющим архивом стало практически невозможно. Поэтому, директоров стали выбирать из подготовленного персонала, имеющего научный статус архивиста, который, в отличие от должности, было неизменным.

Основные цели и задачи архивистов — это собрать, сохранить документальные богатства страны и использовать их в интересах народа и государства. В зависимости от профиля архива его сотрудники специализируются в той или иной области исторических знаний (политическая история, военная история, история народного хозяйства, литература, искусство) и хронологического периода.

В каждом крупном архиве идет специализация по видам работ: обработка материалов, создание научно-справочного аппарата, учёт документов, использование их, публикаторская работа. В архивах имеются отделы комплектования, которые курируют архивы учреждений, являющиеся источниками их комплектования. Архивы комплектуются также путём передачи личных, семейных фондов (архивы писателей, учёных, гос.деятелей, военных и тд.).

Все материалы, находящиеся в архиве, должны быть сформулированы в архивные дела, иметь заголовок, раскрывающий содержание дела. За состоянием дел в архиве постоянно ведется наблюдение. Архивные материалы используются историками, писателями, кинематографистами, другими специалистами, для которых архивы являются базой их творческой деятельности.

Задача архивиста -приблизить документ к исследователям, облегчить им поиск материалов. По запросам музеев, различных организаций архивисты выявляют материалы по тем или иным историческим событиям. Материалы архивов широко используются при создании научно- популярных и художественных фильмов.

Личные качества

Аккуратность в работе, дисциплинированность, ответственность, педантичность, концентрированность внимания, память на числа и символы, усидчивость, канцелярские способности; склонность к работе с документацией, способность к анализу и систематизации большого количества информации.

Средняя зарплата

От 12 000 до 20 000 рублей в месяц. Зато стабильно.

Образование (Что надо знать?)

Для работы архивисту понадобится среднее специальное или высшее образование.

Место работы и карьера

Государственные и частные архивы, музеи.

Родственные профессии:

Где учиться?